¿Regateos en el sastre? (Sobre las soluciones software a medida)

¿Encargarías un traje en una sastrería pensando en hacer regateos con el sastre?. Sin embargo, en sector de las Tecnologías de la Información, y particularmente en soluciones software para negocio las PYMES suelen cometer este error. La negociación de los proyectos de consultoría, desarrollo y puesta en marcha de soluciones de negocio, que consisten en hacer un traje a medida del cliente para implantar las soluciones de gestión que necesitan, se convierten en una odisea en las que llega un momento que es mejor ceder o abandonar que seguir perdiendo el tiempo y dinero. En pocos casos les vale la solución estándar y pocos clientes saben lo que les puede costar, o mejor dicho, pocos son conscientes de los beneficios que le aportará la inversión que deberían hacer.

La historia se repite una y otra vez. Preparas una propuesta con los márgenes bien ajustados, sabes que el precio es equitativo, para eso tienes la experiencia acumulada de un trabajo repetido una y otra vez durante muchos años. Calculas los costes de horas de trabajo, las reuniones a mantener, los previsibles desvíos en la producción, revisas el precio de tarifa, las horas de análisis, y los costes de pruebas y validación para pulir la aplicación. Finalmente incluso tienes en cuenta si el cliente va a poder amortizar la inversión en un plazo de 5 años y piensas "lo amortiza el primer año" pues ya lo has visto antes en otros clientes. Antes de terminar, vuelves al principio: ajustas, revisas y sale un número inmejorable que presentas al cliente.

Ya sabéis lo que viene ahora .... "estáis locos, esto es muy caro!". No obstante, te impones explicando punto a punto el proyecto y el origen de los costes, la puesta en marcha de un proyecto vale lo que vale y no te estás inventando nada. Pero esto no sirve de nada, el cliente tiene un número en la cabeza y tus costes le suenan a chino. ¿Y ahora que? Ahora tocaría dar más por menos, nos tocaría perder a todos. A nosotros como proveedores por tener que bajar el precio y cargarnos de horas extras. Al cliente pues obtendrá un producto y servicio peor, más barato sí, pero las cosas irán rechinando hasta el final para ahorrarse en la nueva solución, el nuevo sistema nervioso de su empresa, lo que derrochará en otras áreas sin mucho control, eficacia y eficiencia.

Frente a esta situación existen, aunque todavía son pocos, los clientes que ya han sido conscientes de la necesidad de organizar sus procesos y estructuras organizativas terminando la puesta al día con la incorporación de soluciones software que integren y automaticen las distintas áreas de negocio para conseguir la máxima productividad de sus empresas. No hay que ser grandes para poner en marcha estas mejoras que de no realizarlas ponen en riesgo el futuro de nuestras empresas y que en el mejor caso nos permiten mantenerlas vivas pero siendo esclavos de nuestro trabajo, es decir, viviendo para trabajar en lugar de trabajando para vivir.

Las empresas consultoras huyen de entrar en proyectos para clientes pequeños y desorganizados. Dejan que sigan como están o que se apañen con soluciones estándar que no se ajustan a sus necesidades,  que si están dispuestos a pagar pues la toma de decisión es el precio y no el valor añadido. No es que estas consultoras estén dirigidas por malas personas, tampoco es cuestión de avaricia, es cuestión de supervivencia. Los clientes que siempre van a precio pueden acabar por ahogarte, lo sabemos por experiencia. Luego la tendencia es buscar clientes de mayor presupuesto. Y en muchos casos si son de la Administración Pública mejor, véase el caso de nuestro sector TIC en Andalucía: el 70% del negocio en Nuevas Tecnologías se hace con la Administración mientras que las empresas siguen sin avanzar al ritmo necesario. Se hacen cosas pero pocas y con poco seguimiento por parte de la PYME.

Así que a la situación actual de crisis tenemos que sumar que nuestras empresas son poco productivas, y más allá del espejismo del aumento de productividad obtenido por la reducción de las plantillas de las empresas nos volveremos a encontrar con el problema de la productividad cuando se active la economía. En este momento, seremos aún menos competitivos y llevaremos un retraso gigante frente a las empresas de otros países.

Si es empresario y su infraestructura en Tecnologías de la Información es precaria, debería plantearse hacia donde está llevando su empresa. Aprovechese de que existe un gran número de consultoras en TIC que pueden asesorarle y que existen ayudas a la inversión para hacerle más fácil el camino. Si alguna de estas circunstancias se da en su empresas, tiene cosas por mejorar. Si tiene muchas cosas que mejorar, realmente tiene un problema con el futuro de su empresa:

• Mi personal se pasea por la oficina llevando pedidos, facturas y otros documentos de un lado para otro.
• No se si existen copias de las bases de datos.
• La página web de la empresa no existe o está abandonada.
• No gestionamos los datos de los clientes de forma organizada. No se lo que es una aplicación CRM.
• No tenemos informático en la empresa ni ninguna empresa que nos garantice que los sistemas están al día.
• La mayor parte de nuestro software es pirata.
• Nuestra flota comercial (fuerza de ventas) no dispone de soluciones de movilidad para la gestión de pedido, riesgo de clientes o facturación.
• ¿Eso del comercio electrónico realmente funciona?

Las empresas consultoras y de informática estamos para ayudarle. Le hacemos el traje a medida. Quizás usted nunca se ha comprado un traje a medida, pero debería probar a tener al menos uno. Comprobará que es más caro, pero también que le sienta mucho mejor.

Inténtelo, no se arrepentirá.

¿Software libre o de pago?

Como sabrá el software libre se presenta como una solución en la que están disponibles los códigos fuentes del producto, es decir, que usted dispone de los mismos sin pagar a su creador. La opción contraria y más extendida por ser la tradicional hasta la aparición del software libre es la del software propietario en la que como imaginará usted adquiere licencias del productos que son de su propiedad pero normalmente no disponer de los fuentes de los programas salvo acuerdos en casos particulares.

Elegir una u otra opción no dependerá más de que sus necesidades y de la confianza que le generen las empresas consultoras a las que haya pedido presupuesto. Es tan natural encontrar empresas que no quieren ni oir hablar de una u otra opción. O que usan el software propietario para los procesos críticos de negocios (gestión contable, financiera, ventas, etc.) y el software libre para procesos más externos del negocio (p.e. la gestión documental, la página web, el comercio electrónico, etc.).


Las empresas creadoras de soluciones propietarias suelen tener clara su fuente de ingreso: la venta de licencias y servicios. Las empresas creadoras se soluciones libres tuvieron más problemas al principio pero también han encontrado su salvación: ¿cómo se sostienen las empresas que crean este software libre o la consultora TIC que se lo pone en marcha?

• Los primeros, las empresas fabricante del software, realmente se ofrece como software libre una versión del producto pero existe otra versión más avanzada, o que incluye servicios de valor añadido, por la que si deberá pagar en el caso de necesitarlos. Este modelo de negocio se ha denominado Freemium y consiste en dar como regalo el software y cobrar por los servicios añadidos. En muchos casos, a su empresa le vale con la versión estándar y si usted se instala la solución por su cuenta le cuesta sólo su tiempo. 
• Los segundos, las consultoras especializadas en software libre, no le cobrarán tampoco por el software, pero si el tiempo que dedican a ponérselo en marcha, por el conocimiento acumulado o experiencia que tienen sobre el producto y por el contrato de soporte necesario para garantizar la continuidad de la solución puesta en marcha.

Con el tiempo es previsible que el modelo Freemium se extienda a todas las empresas fabricantes de software y se mezcle también con el nuevo concepto de comercialización SaaS, consistente en cobrar sólo por el software y servicios que use. De hecho empresas tan emblemáticas como Microsoft ya están abriendo a estos modelos de negocio.

Las TIC y su aplicación a la PYMES.: Presentación

Las TIC y su aplicación a la PYMES.: Presentación

Los contratos de soporte o mantenimiento

¿Para que necesito un contrato de mantenimiento? ¿Es que me quieren cobrar por todo? ¿Qué pasa si falla el sistema que me han puesto? Me lo arreglan y punto, no? ¿Es que lo que he pagado no es suficiente? ¿No puedo llamaros y que vengáis en un momentito cuando me haga falta?.  Y ya que estás aquí, aunque no tiene nada que ver contigo,  ¿puedes también mirarme esto otro del móvil? Te pagamos ya por mantener la página web, tendría que valer con lo que ya te pago para el mantenimiento del sistema de gestión y los ordenadores, incluido el de mi casa, no?.

Cuestiones como esta surgen aún todos los días, y es normal dado que nuestro tejido empresarial anda un poco perdido en el uso y disfrute de las Tecnologías de la Información. Y es nuestra voluntad como buenas personas ayudar en lo que se pueda, pero por otro lado tenemos obligaciones con otros clientes y con la cuenta de resultados que no impiden estar todo el día dando servicios sin cumplir un agenda ya planificada.

Si al desconocimiento de los costes que implica tener personal técnico cualificado por parte del cliente le añadimos que los costes del personas técnico se ha incrementado en los últimos tiempo nos encontramos con la típica respuesta (sobre todo este año): esto es caro y no lo quiero pagar. Lamentablemente la cultura de pago por servicios profesionales en Tecnologías de la Información por parte de la PYME no ha acompañado por igual al incremento de sus costes.

Si usted está en el grupo de empresarios que por el contrario está acostumbrado a planificar sus necesidades y hacer presupuestos que incluyen la inversión necesaria en Tecnología, no se hará la mayoría de estas preguntas, pues ya habrá estudiado el mercado de soluciones y conocerá los precios de la misma.
Me gustaría comentar un caso que nos ha pasado hace poco y que refleja el comportamiento habitual de los clientes poco previsores u organizados: Hace unos meses recibimos la llamada de un cliente pidiendo la solución a un problema que tenía con el sistemas. Aunque no tenía contrato de mantenimiento pues lo rechazó en la última renovación, se le atendió, cosa que siempre hacemos además de advertir de la necesidad de disponer del contrato. Así pues, tras estudiar el caso se averiguó que el problema no estaba motivado por un fallo del sistema, venía causado por un mal uso a la hora de introducir los datos y que era necesario poner en marcha algunas mejoras. Había que organizar un curso para formar al nuevo personal contratado, lo cual evidentemente implica un coste. Después el personal tendría que reintroducir los datos de forma correcta y además por el cambio en el plan contable también era necesario actualizar el sistema al nuevo plan. Esto último se podía hacer sin coste adicional si se tuviera contrato de mantenimiento. Durante los meses posteriores se le hizo el seguimiento oportuno para poner en marcha las acciones de mejora sin respuesta. Pues bien, hace unos días recibido nuevamente la llamada de socorro del cliente pidiendo por favor la solución urgente al problema pues tienen que presentar la documentación en la Administración Pública sin demora.  ¿Que cree que podemos hacer ahora?  ... Esta dejadez por parte de este cliente es más frecuente de lo habitual y en parte está motivada por un problema grave:  la no delegación de tareas a profesionales que se encarguen de mantener el sistema en sus condiciones más óptimas sin tener que recurrir a la técnica del "apaga fuegos".

Si usted se ha encontrado en este problema, e incluso le ha tocado solucionarlo personalmente ya que no dispone de profesionales TIC o en cualquier ámbito de su empresa que le den un servicio correcto debería plantearse esta pregunta: ¿Cuanto dejo de ganar por estar apagando fuegos en lugar de revisando mi estrategia de ventas?

Debe ser previsor y revisar sus presupuestos. El problema no está en que los servicios de soporte sean caros. Realmente los precios están muy ajustados por el mercado. Lo que debe pensar es cuantos quebraderos de cabeza se ahora si tiene un contrato de soporte que le garantiza que los sistemas están actualizados, que cuenta con profesionales que aclaran y solucionan sus dudas y que además en los casos urgentes hacen de apaga fuegos para su empresa.

Presentación

Aunque en los últimos años la cultura de explotación de las TIC en las PYMES ha crecido bastante aún son muchos los pequeños empresarios que no valoran el coste de los servicios que con tanta dedicación prestamos.  Es nuestra intención mostrar en estas líneas casos de éxito de los beneficios que obtienen nuestros clientes, las respuestas a las preguntas más típicas, y sobre todo los tópicos típicos que impiden a muchas empresas avanzar adecuadamente en el aprovechamiento de las ventajas que la inversión en TIC aportan para el incremento de su productividad.